Om als organisatie goed te presteren is een goede bezettingsgraad belangrijk. Bij een tekort aan personeel kunt u niet de kwaliteit leveren die uw klanten van u verwachten en bij een teveel aan personeel maakt u onnodige kosten. Dat wilt u natuurlijk voorkomen. Maar dat is nog best lastig, zeker in deze onzekere tijden. Ook deze week moesten veel bedrijven weer snel schakelen, toen de verwachte versoepelingen werden uitgesteld. Wij helpen u om zo strak mogelijk te plannen en een optimale bezettingsgraad te realiseren.
Bezettingsgraad of personeelsbezetting berekenen
Het berekenen van de bezettingsgraad van uw personeel (personeelsbezetting) kan met een redelijk simpel rekensommetje. U kunt de bezettingsgraad bijvoorbeeld per uur, dag, functie of afdeling uitrekenen.
U heeft hiervoor twee waardes nodig:
De geplande uren: het totaal aantal uren dat u uw personeel in een bepaalde periode heeft ingepland
De benodigde uren: het totaal aantal uren dat u aan personeel nodig heeft om de kwaliteit te kunnen leveren die u wilt leveren
Zo ziet het rekensommetje er vervolgens uit:
Bezettingsgraad = (geplande uren / benodigde uren) x 100%
Een optimale bezettingsgraad
Een optimale bezettingsgraad is 100%. U heeft dan precies het aantal uren gepland dat nodig is.
Stel u heeft 100 uur nodig op een bepaalde afdeling of functie en u heeft die 100 uur ook gepland. Dan ziet het rekensommetje er zo uit:
Bezettingsgraad = (100/100) x 100%
Bezettingsgraad = 1 x 100%
Bezettingsgraad = 100%
Heeft u 100 uur nodig, maar slechts 90 uur gepland? Dan heeft u een bezettingsgraad van 90%. Heeft u 100 uur nodig, maar 110 uur gepland? Dan heeft u een bezettingsgraad van 110%.
Zo klinkt het allemaal wel erg simpel natuurlijk, maar u weet waarschijnlijk ook wel dat het in de praktijk iets ingewikkelder ligt. Want hoe weet u van te voren precies hoeveel personeel u nodig heeft? En hoe zorgt u ervoor dat er vervolgens ook genoeg personeel beschikbaar is? Bovendien heeft u ook nog budgetten om rekening mee te houden.
Uw personeel slim plannen met Dyflexis
Om een optimale personeelsbezetting te bereiken zult u slim moeten plannen. Daar helpt Dyflexis u bij:
Een goede forecast maken
Om een optimale bezettingsgraad te bereiken zult u allereerst goed moeten inschatten hoeveel personeel u nodig gaat hebben. In de personeelsplanningsoftware van Dyflexis kunt u makkelijk forecasts creëren. Bijvoorbeeld aan de hand van historische data, weersverwachtingen en data die u vanuit andere systemen in Dyflexis schiet. Denk hierbij aan het aantal orders, te produceren units of het verwachte aantal bezoekers.
De benodigde diensten invullen
Door middel van de forecast kunt u bepalen welke diensten nodig zijn. Deze kunt u in Dyflexis alvast aanmaken in de planning. U kunt per dienst aangeven welke vaardigheden, certificaten of andere eigenschappen nodig zijn voor een dienst. Daarna is het zaak om die diensten in te gaan vullen. Dat werkt in Dyflexis heel erg simpel. U klikt op de dienst en ziet direct wie er beschikbaar zijn en de juiste eigenschappen hebben. Vervolgens kiest u wie het beste past. Heeft u altijd ongeveer dezelfde capaciteit nodig? Dan kunt u standaardroosters aanmaken, die u uitrolt met een klik op de knop.
Loonkosten berekenen
U kunt natuurlijk niet onbeperkt personeel inzetten. U heeft een budget om rekening mee te houden, zodat uw personeel niet meer kost dan het oplevert. In Dyflexis houdt u uw budget makkelijk in de gaten. Tijdens het maken van de planning worden de loonkosten direct berekend. Zo ziet u het snel als budgetten worden overschreden en kunt u op tijd bijsturen indien nodig.
Verlof en verzuim
Door ziekte, vakantie of verlof ontstaan er soms open diensten. Dat werkt negatief op uw bezettingsgraad. Gelukkig lost u dat in Dyflexis snel op. Stuur medewerkers met de juiste eigenschappen een notificatie, met de vraag of zij de dienst kunnen invullen. Hebben er een aantal medewerkers gereageerd? Dan bepaalt u wie de dienst daadwerkelijk gaat draaien. Eventueel kunt u uw medewerkers diensten ook zelf via de app laten ruilen.
Haarscherp plannen in onzekere tijden
Juist nu is het belangrijk om uw planning goed op orde te hebben. Bent u nu (deels) gesloten? Dan wilt u geen tekort aan personeel als u weer open mag. Door bovenstaande stappen te doorlopen biedt u uw klanten straks een optimale ervaring.
Benieuwd hoe Dyflexis uw organisatie kan helpen bij het bereiken van een optimale bezettingsgraad? Vraag een demo aan en wij laten het u graag zien.
