1. Uw informatie is niet makkelijk toegankelijk in excel
Als ondernemer weet u hoe belangrijk het is om up-to-date informatie te hebben over uw personeel. Of het nu gaat over de personeelsplanning, urenregistratie of verlofregistratie; dit moet ergens opgeslagen zijn. Veel bedrijven archiveren deze gegevens in Excel bestanden. Echter, spreadsheets zijn niet voor iedereen makkelijk in te zien en vereisen veel werk om up-to-date te houden. Ook leidt het gebruik van Excel voor de planning vaak tot een onoverzichtelijke situatie: een excel voor de urenregistratie, een excel voor de personeelsplanning, de capaciteitsplanning excel, de dagplanning excel, maandplanning excel, de jaarplanning excel, waardoor u door alle Excel sheets het bos niet meer ziet.
2. Excel bemoeilijkt uitbreiding
De droom van elke onderneming: uitbreiding! Vaak inherent aan uitbreiding is het aannemen van nieuw personeel. Dit betekent niet alleen meer productie, maar ook meer administratie. Zeker wanneer u verschillende vestigingen heeft is het werken met papieren rooster en urenadministratie onhoudbaar. Werknemers die van hot naar her rennen om bij elke vestiging het rooster in te kunnen zien, is niet bepaald het toonbeeld van efficiëntie.
3. U heeft geen real-time zicht op de personeelsplanning
De papieren realiteit verschilt vaak immens van de situatie op de werkvloer. Excel sheets laten bijvoorbeeld niet zien hoeveel werknemers er actief zijn, hoeveel personen te laat zijn begonnen en wat u real-time omzet is. Dit zijn echter wel waardevolle dingen om te weten en om uw bedrijfsvoering op aan te passen.
4. U kunt niet inspelen op de actualiteit
Wanneer de werkroosters eenmaal gemaakt zijn, en zijn ingevoerd in Excel, kan het lastig zijn om wijzigingen door te voeren. Zeker wanneer u het rooster al gedeeld heeft met uw team. Bij veel bedrijven zijn de keren dat het rooster onveranderd is gebleven echter op één hand te tellen. Ziekte, verlof en verzuim gooien vaak roet in het eten. Excel biedt niet de mogelijkheid om veranderingen snel en makkelijk te communiceren, de beschikbaarheid te controleren of om open diensten aan te bieden.
5. U bent niet zo mobiel als met een rooster app
Met Excel maakt u géén gebruik van de mogelijkheden die moderne cloud software biedt. Cloud software maakt het mogelijk om vanaf iedere plek, en op elk tijdstip, aan het werk te gaan. Dit betekent dat u als werkgever of manager vanaf huis, of wellicht deze periode relevanter: het strand, controle kunt houden over de personeelsplanning. Maar ook dat uw team altijd het rooster in kan zien en de beschikbaarheid kan aanpassen. Cloud-based staat gelukkig allang niet meer gelijk aan onveilig. Gecertificeerde veiligheidsprocedures zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk blijven.
Het gebruik van Excel voor personeelsplanning en urenregistratie kan dus inefficiënt en tijdrovend zijn. Gelukkig is het allang niet meer de enige oplossing voor ondernemers. Slimme workforce management software, zoals het systeem van Dyflexis, maakt het bijvoorbeeld mogelijk om snelle planningen te maken, uren te registreren, verlofaanvragen te verwerken en personeelsdossiers bij te houden.
6. Het berekenen van toeslagen zorgt voor kopzorgen
Het berekenen van toeslagen is voor veel organisaties een complexe opdracht. Toeslagen voor bijvoorbeeld feestdagen en avonduren moet veelal handmatig worden bijgehouden. Bovendien kan het veel vragen opleveren van de medewerkers, die onzeker zijn of hun toeslag goed wordt doorberekend. Kortom, het kost tijd om de toeslagen te berekenen, maar ook om de vragen achteraf te behandelen. In Dyflexis kunnen al uw toeslagen in één keer worden ingesteld. U wordt hierbij geholpen door een consultant die ervaring heeft met de meest ingewikkelde cao’s. Hierna is het handmatig berekenen van toeslagen verleden tijd. Alles wordt automatisch berekend. Wilt u hier meer over weten? Download dan onderstaande whitepaper.
