Tijd is waardevol, zeker ook de tijd van leidinggevenden. Om die reden kiezen veel bedrijven voor een inkloksysteem. Een kloksysteem houdt automatisch de arbeidstijden bij van werknemers, waardoor werkgevers en managers in ieder geval tijd kunnen besparen op de urenregistratie. Er zijn veel voordelen aan een inkloksysteem verbonden, maar ook een paar nadelen die als je niet oppast zelfs kunnen resulteren in boetes.
Is urenregistratie verplicht?
Het Europees Hof van Justitie heeft op 14 mei 2019 geoordeeld dat alle bedrijven die in Europa opereren een systeem moeten hanteren voor de urenregistratie van medewerkers. In Nederland schrijft de Arbeidstijdenwet al jaren voor dat werkgevers de arbeidstijden van hun werknemers moeten vastleggen. De verwachting is echter dat naar aanleiding van het oordeel ook in Nederland de normen voor een urenregistratiesysteem verscherpt zullen worden. Dit omdat het hof besloten heeft dat een dergelijk systeem ‘objectief, betrouwbaar en toegankelijk’ moet zijn. Een van de grootste voordelen van een inkloksysteem is dat het voldoet aan al deze criteria.
Een inkloksysteem zorgt voor transparantie
Uiteraard is het belangrijk om altijd goed de wet na te leven. Mooier dan het voorkomen van boetes, is dat een inkloksysteem voor transparantie zorgt richting de werknemer. Doordat uren objectief worden bijgehouden, is de werknemer ervan verzekerd dat de geregistreerde uren ook daadwerkelijk kloppen. Voor de werkgever geldt dat hij of zij in principe nooit meer een ellenlange discussie hoeft te voeren over de correctheid van geregistreerde uren. Het bewijs is dankzij de aanwezigheid van het inkloksysteem zwart op wit beschikbaar en kan altijd bekeken worden.
Snel inklokken en uitklokken met…
Een inkloksysteem roept bij veel mensen beelden op van een houten stempelapparaat. Moderne inkloksystemen maken al lang geen gebruik meer van kartonnen printkaarten. Medewerkers kunnen tegenwoordig met een pasje, tag of vingerscan op een snelle, gebruiksvriendelijke manier hun werktijden registreren. Uren worden vervolgens automatisch geregistreerd, waardoor werkgevers de gewerkte tijden nooit meer handmatig hoeven bij te houden, wat veel kostbare tijd scheelt. Pas als werkgever wel op hoe je omgaat met vingerscans van personeel. Recent heeft de Autoriteit Persoonsgegevens de hoogste boete ooit uitgedeeld aan een bedrijf, omdat het de vingerscans van medewerkers verwerkte, zonder dat het personeel hier uitdrukkelijk toestemming voor had gegeven. Werkgevers mogen van de AVG hun personeel niet verplichten een vingerscan op te geven. Dyflexis adviseert bedrijven om de keuze voor een vingerscan of het alternatief van een pasje of tag geheel bij de werknemer neer te leggen. Vraag dus niet of de medewerker wil klokken met een vingerscan, maar welke methode van klokken de voorkeur heeft.
Aanwezigheidsregistratie
Naast het registeren van de begin- en eindtijden van diensten, kunnen inkloksystemen tevens gebruikt worden als middel voor de aanwezigheidsregistratie. Werkgevers en managers hebben hierdoor altijd zicht op welke werknemers er aanwezig zijn op de werkvloer. Wanneer zich bijvoorbeeld in een pand een calamiteit voordoet, kan dankzij de gegevens die het kloksysteem heeft vastgelegd meteen achterhaald worden welke personeelsleden er allemaal die dag in het gebouw waren. Een kloksysteem draagt in dat opzicht bij aan een goede veiligheid.
De prikklok als controlemiddel
Er is veel positiefs te zeggen over inkloksystemen, maar er hangen ook een aantal minpunten aan. Zo beschouwen sommige werknemers de prikklok als een controlemiddel van de baas. Hierdoor kunnen werkgevers zich afvragen of een inkloksysteem wel zo een goed idee is. Aan die werkgevers luidt het advies: bekijk de situatie van de andere kant! De afgelopen jaren is het aantal werknemers dat kampt met een burn-out flink gestegen. Juist doordat een kloksysteem duidelijk in beeld brengt hoeveel uren een werknemer maakt, kan de werkgever beter inschatten wanneer een medewerker het risico loopt zich volledig uit te putten. Hierop kan de werkgever vroegtijdig actie ondernemen en de werknemer laten weten dat, ondanks dat de harde inzet gewaardeerd wordt, hij niet moet vergeten genoeg rust te nemen. Een prikklok staat wat dat betreft ook symbool voor goed werkgeverschap.
Inklokken met vingerafdrukscan nog van deze tijd?
Eerder werd al aangegeven dat veel inkloksystemen over een vingerafdrukscanner beschikken. Het voordeel hiervan is dat medewerkers letterlijk in een handomdraai kunnen inklokken. Het nadeel is dat een vingerafdrukscan behoort tot de persoonsgegevens en dus privacygevoelig is. Dit betekent dat werkgevers een hogere verantwoordelijkheid dragen voor het opslaan van deze informatie. Om werkgevers zorgen en twijfels te besparen over de verwerking van vingerscans heeft Dyflexis de Rex-O-Matic NOA ontwikkeld. Met de Rex-O-Matic NOA is het mogelijk om medewerkers in te laten klokken met persoonlijke passen, bijvoorbeeld een OV-chipkaart of pinpas. Een optie die inspeelt op het persoonlijke element, maar tevens de privacy waarborgt van medewerkers. Bekijk de mogelijkheden van de Rex-O-Matic NOA en ontdek wat dit inkloksysteem voor uw bedrijf kan betekenen.
