Privacyverklaring
Dyflexis

1. Ik krijg mijn rooster via Dyflexis

1.1 Wie is ‘de verantwoordelijke’?

Binnen Dyflexis worden persoonsgegevens verwerkt voor een opdrachtgever. De opdrachtgever van Dyflexis is verantwoordelijk voor de verwerking van deze gegevens. Dit kan een werkgever zijn, maar bijvoorbeeld ook de klant van een uitzendbureau. Voor de leesbaarheid zullen wij hierna spreken over de ‘werkgever’. Dyflexis is ingeschakeld voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Dit houdt in dat Dyflexis de gegevens verwerkt in opdracht van de werkgever en dus verwerker is.

1.2 Welke gegevens worden er door ons verwerkt en wat is het doel?

Dyflexis levert software voor personeelsplanning en urenregistratie in opdracht van uw werkgever. De werkgever bepaalt daarbij welke gegevens er worden opgeslagen. Dit kunnen onder andere de volgende gegevens zijn:

Het kan zijn dat uw werkgever meer of minder gegevens verzamelt dan hierboven worden vermeld. Voor een exact overzicht kunt u contact opnemen met uw werkgever.

Uw werkgever heeft een goede reden nodig om uw gegevens te verwerken. In het geval van het gebruik van Dyflexis is dit meestal de bewaarplicht van de Belastingdienst en arbeidsinspectie. Vraag uw werkgever naar welke reden van toepassing is. 

1.3 Bewaartermijn van uw gegevens

Wij bewaren uw gegevens in opdracht van uw werkgever. De werkgever bepaalt de bewaartermijn. De Belastingdienst vraagt voor roosters en urenregistratie van werkgevers een bewaartermijn van zeven jaar. Vraag bij je werkgever welk bewaartermijn die hanteert. 

1.4 Uw rechten

Voor verzoeken met betrekking tot inzage, wijziging, afscherming of verwijdering van uw gegevens kunt u terecht bij uw werkgever. Indien de gegevens niet kloppen, kunt u uw werkgever verzoeken om de gegevens te wijzigen of te laten verwijderen. Dyflexis kan en mag dergelijke verzoeken helaas niet uitvoeren maar zal uw verzoek doorsturen naar uw werkgever. 

1.5 Verstrekking aan derden

Uw gegevens worden nadrukkelijk niet aan derden verstrekt, tenzij dit noodzakelijk is voor het leveren van de dienst of als wij dit wettelijk verplicht zijn. Indien er sprake is van doorgifte, zullen deze derden de gegevens voor geen enkel ander doel gebruiken. Deze derden worden sub-verwerkers genoemd. Als u Dyflexis gebruikt is uw werkgever akkoord gegaan met het gebruik van deze sub-verwerkers. Onze sub-verwerkers kunt vinden op https://caribbean.dyflexis.com/nl/subverwerkers/. 

1.6 Beveiliging

De veiligheid van uw persoonsgegevens vinden we heel belangrijk. Daarom wordt onze software op maandelijkse basis door een extern bedrijf geaudit. Ook zijn we als bedrijf ISO27001 gecertificeerd voor infomatieveiligheid. 

2. Ik ben een potentiële klant/ik heb een demo aangevraagd

Bij het invullen van ons contactformulier geeft u toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens. De onderstaande gegevens kunnen we verzamelen van (potentiële) klanten: 

• Bedrijfsnaam
• Voor- en achternaam
• Functie
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Correspondentie en telefoongesprekken
• Surfgedrag op caribbean.dyflexis.com

2.1 Doel van de gegevensverwerking

Wij bewaren uw gegevens om u optimaal van dienst te kunnen zijn. Daarnaast voorzien we u van productnieuws en aanbiedingen totdat u zich uitschrijft voor onze nieuwsbrief. 

2.2 Bewaartermijn

Om u altijd optimaal van dienst te kunnen zijn bewaren we uw gegevens tot het moment dat u verzoekt de gegevens te verwijderen.  

2.3 Uw rechten

Voor verzoeken met betrekking tot inzage, wijziging, afscherming of verwijdering van uw gegevens kunt u zich bij ons melden op onderstaand e-mailadres 

2.4 Verstrekking aan derden

Wij zullen uw gegevens slechts aan derden verstrekken voor het uitvoeren van onze eigen dienstverlening en nooit voor commericële doeleinden.  

2.5 Beveiliging

De veiligheid van uw persoonsgegevens vinden we heel belangrijk. Daarom zullen wij uw data alleen opslaan bij bedrijven met een ISO27001 certificering. Ook zijn we als bedrijf zelf ISO27001 gecertificeerd voor infomatieveiligheid. 

3. Ik ben een klant

Bent u klant van ons dan hebben we met u een verwerkersovereenkomst afgesloten welke onderdeel is van onze Algemene Voorwaarden. Deze kunt u hier vinden: https://caribbean.dyflexis.com/nl/voorwaarden/algemene-voorwaarden/. Daarnaast verwerken we de volgende gegevens voor onze dienstverlening: 

• Bedrijfsnaam 
• Voor- en achternaam 
• Functie 
• Telefoonnummer 
• E-mailadres
• IP-adres van getekende overeenkomsten
• Correspondentie en telefoongesprekken
• Surf-gedrag op caribbean.dyflexis.com

3.1 Doel van de gegevensverwerking

Wij bewaren uw gegevens om u optimaal van dienst te kunnen zijn. Daarnaast verzamelen we alle gegevens die nodig zijn voor een correcte facturatie en om te voldoen aan de financiële bewaarplicht. 

3.2 Bewaartermijn

Om u altijd optimaal van dienst te kunnen zijn bewaren we uw gegevens tot het moment dat u verzoekt de gegevens te verwijderen. Daarnaast verlangt de Belastingdienst dat gegevens met betrekking tot overeenkomsten en facturatie minimaal 7 jaar behouden blijven.  

Uw Dyflexis klantdatabase wordt aan het einde van de overeenkomst aan u ter beschikking gesteld en daarna verwijderd. 

3.3 Uw rechten

Voor verzoeken met betrekking tot inzage, wijziging, afscherming of verwijdering van uw gegevens kunt u zich bij ons melden op onderstaand e-mailadres. Voor het deel van de klantgegevens die vallen onder de financiële bewaarplicht kan het zijn dat we verzoeken tot wijziging en verwijdering niet mogen uitvoeren. 

3.4 Verstrekking aan derden

Wij zullen uw gegevens slechts aan derden verstrekken voor het uitvoeren van onze eigen dienstverlening en nooit voor commerciële doeleinden.  

3.5 Beveiliging

De veiligheid van uw persoonsgegevens vinden we heel belangrijk. Daarom zullen wij uw data alleen opslaan bij bedrijven met een ISO27001 certificering. Ook zijn we als bedrijf zelf ISO27001 gecertificeerd voor infomatieveiligheid. 

4. Ik ben een sollicitant

Wanneer je solliciteert bij ons verwerken we de volgende persoonsgegevens: 

• Voor en achternaam 
• Adres 
• Telefoonnummer 
• E-mailadres 
• Gevolgde opleidingen
• Functie waarop je solliciteert
• Eerdere werkervaring
• Overige informatie die je meestuurt
• Salarisindicatie / laatst verdiende salaris
• Evt. pasfoto

4.1 Doel van de gegevensverwerking

Om te kunnen beoordelen of je in aanmerking komt voor de functie waarop je solliciteert of een andere functie binnen het bedrijf. Daarnaast is het ter voorbereiding van een eventuele arbeidsovereenkomst. 

4.2 Uw rechten

Voor verzoeken met betrekking tot inzage, wijziging, afscherming of verwijdering van uw gegevens kunt u zich bij ons melden op onderstaand e-mailadres. 

4.3 Verstrekking aan derden

Uw gegevens worden nadrukkelijk niet aan derden verstrekt, tenzij dit noodzakelijk is voor het sollicitatieproces of als wij dit wettelijk verplicht zijn. Indien er sprake is van doorgifte, zullen deze derden de gegevens voor geen enkel ander doel gebruiken. Deze derden worden sub-verwerkers genoemd. Voor ons sollicitatie-management software maken we gebruik van Homerun. 

4.4 Bewaartermijn

Wij bewaren uw gegevens tot 12 maanden na het laatste contact. 

5. Ik ben een bezoeker van caribbean.dyflexis.com

Kijk voor onze Cookievoorwaarden op https://caribbean.dyflexis.com/nl/cookie-voorwaarden/.

6. Contactgegevens

Zijn er vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door Dyflexis, dan kunt u deze stellen via info@dyflexis.com, of per post op het volgende adres:

Dyflexis B.V.
Binckhorstlaan 36
2516 BE, Den Haag
+31 (0)880 111 555

KvK: 59584327

Ook kunt u onze functionaris gegevensbescherming bereiken via privacy@dyflexis.com.

7. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd en oude versies houden wij beschikbaar. Het verdient aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. De meest actuele verklaring is te allen tijde in te zien op de website van Dyflexis.

Deze versie is opgesteld in februari 2022.