Met passie en liefde voor het bakkersambacht maakt Van Dijk Banket overheerlijke cake, koek en chocolade. De bakkerij werkt volgens ambachtelijke methodes, maar produceert op grote schaal. Met een hecht team van 90 medewerkers voorziet het bedrijf vele grote supermarktketens in binnen- en buitenland van eersteklas banket. Onder het genot van koffie en een koekje spraken wij met Hermien Mulder en Jeroen Koeling over hun ervaringen met Dyflexis.
Hermien is verantwoordelijk voor het personeelsbeleid bij Van Dijk Banket. Ze verzorgt het personeelsbeheer, de personeelsplanning, Arbo-zaken en opleidingen. Na meer dan twaalf dienstjaren kent ze het bedrijf op haar duimpje. Haar collega Jeroen Koeling is verantwoordelijk voor het controleren en sturen van belangrijke bedrijfsprocessen. Met een meten-is-weten mentaliteit houdt hij de productiekosten nauwlettend in de gaten. Een belangrijk onderdeel hiervan zijn de personeelskosten. Daarom heeft ook Jeroen veel te maken met het personeel van Van Dijk Banket. Sinds twee jaar maken Hermien en Jeroen gebruik van Dyflexis om hun taken goed uit te kunnen voeren.
Tijdbesparing in de planning
In de grote hallen naast het hoofdkantoor van Van Dijk Banket werken meer dan 60 medewerkers. Zij werken aan één van de vier productielijnen waar mergpijpen, mokka ladies, cakes en koeken gemaakt worden. Het is een flinke uitdaging voor Hermien en Jeroen om alle medewerkers flexibel in te plannen en tegelijkertijd grip te houden op de personeelskosten. Dit komt mede door de hoge druk waaronder zij werken. Jeroen legt uit: “Het is erg hectisch. Dat herken ik uit mijn vorige werk. Als er daar iets niet goed ging werd er op een knop gedrukt en stond alles stil, maar dat kan hier niet. De koekjes kunnen niet in de oven blijven zitten.” Het vinden van een balans tussen de juiste personeelsbezetting en personeelskosten is daarom essentieel voor van Dijk Banket.
“Eerst waren we met de planning toch zeker wel anderhalve dag kwijt.”
De planning voor de productiemedewerkers werd voorheen gemaakt in Excel. Hier was Hermien echter niet heel tevreden over: “Eerst waren we met de planning toch zeker wel anderhalve dag kwijt.” Dit kwam voornamelijk doordat alles handmatig ingevoerd moest worden. “In Excel maak je best vaak fouten: je kunt heel makkelijk iemand dubbel inplannen of vergeten,” legt Hermien uit.
Daarnaast werden de werktijden bijgehouden door middel van urenbriefjes. Deze werden vervolgens handmatig ingevoerd in de computer. Ook dit kostte veel tijd en zorgde vaak voor fouten. “Ik was tweeënhalve dag bezig met de planning en de uren,” vertelt Hermien. Doordat het proces van planning en urenregistratie stroef verliep, was het voor Jeroen lastig om de personeelskosten nauwlettend in de gaten te kunnen houden.
Inzicht in personeelskosten
Men ging op zoek naar een systeem dat aansloot bij de wensen van Hermien en Jeroen. Aan de ene kant moest het systeem Hermien werk uit handen nemen. Aan de andere kant moest het systeem Jeroen meer inzicht geven in de personeelskosten. Door te zoeken op internet kwamen ze uit bij Dyflexis. Na een demonstratie van Dyflexis was één van de directeuren direct enthousiast. Hij wilde zo snel mogelijk aan de slag met het nieuwe systeem. “Liever gisteren dan vandaag,” vertelt Hermien.
“Hiermee kan ik per productielijn zien wat de geplande en gewerkte uren zijn.”
Inmiddels wordt Dyflexis intensief gebruikt voor de planning en urenregistratie. Door de gebruiksvriendelijkheid van het systeem heeft Hermien een deel van haar taken over kunnen dragen aan één van de teamleiders. Hij is nu verantwoordelijk voor het maken van de planning in Dyflexis. Hierdoor kan Hermien een sturende rol aannemen en houdt ze meer tijd over voor andere taken.
De uren worden nu door medewerkers zelf geregistreerd door middel van een kloksysteem met vingerscan. De uren worden eerst door de teamleiders goed- of afgekeurd, waarna Hermien alleen nog het laatste vinkje hoeft te zetten. Zo kan ze bepaalde taken delegeren, maar behoudt ze toch het zicht op de urenregistratie.
Daarnaast heeft Jeroen veel meer inzicht gekregen in de personeelskosten en heeft hij handvatten gekregen om bij te sturen. Hij gebruikt de managementrapportages in Dyflexis om de personeelskosten te analyseren. “Hiermee kan ik per productielijn zien wat de geplande en gewerkte uren zijn,” vertelt hij.
Tijd besparen via de planning
De resultaten zijn verbluffend te noemen. Voorheen was Hermien anderhalve dag per week bezig met de planning. Dat is verleden tijd, vertelt ze: “Met de planning zijn we nu ongeveer 6 uurtjes per week bezig.” Ook de tijd die zij kwijt is aan de urenregistratie is aanzienlijk minder geworden. Daar was ze voorheen een dag mee bezig, maar daar besteed ze nu nog amper tijd aan: “Dat is nu teruggebracht naar een half uur per week.” Deze tijdsbesparing komt bijvoorbeeld doordat verlofaanvragen nu online kunnen worden gedaan. Dat scheelt veel tijd volgens Hermien: “Mensen hoeven niet meer aan mijn bureau te staan om te vragen of ze vrij kunnen krijgen.”
“Met de planning zijn we nu ongeveer 6 uurtjes per week bezig”
Daarnaast kan Jeroen veel interessante gegevens uit het systeem halen. Deze gebruikt hij om de processen bij te sturen. Zo laat Dyflexis hem bijvoorbeeld zien welke mensen hij het beste kan inroosteren: “Vroeger werd er soms een operator aan de lijn gezet als inpakker, maar nu wordt er gezegd: ‘Je moet niet van die dure mensen aan de lijn zetten.’ ” Met dit inzicht kan hij de budgetten in Dyflexis aanpassen en voorkomt hij de volgende keer hoge kosten.
“Vroeger werd er soms een operator aan de lijn gezet als inpakker, maar nu wordt er gezegd: ‘Je moet niet van die dure mensen aan de lijn zetten.’
Daarnaast zijn zowel Hermien als Jeroen erg te spreken over de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Over de managementrapportages zegt Jeroen bijvoorbeeld: “Het is klik, klik, klik en je ziet het. Het is heel logisch opgebouwd!”
Niets meer in de weg
Met Dyflexis zijn de planning en urenregistratie een piece of cake geworden. Aan de ene kant bespaart het Hermien veel tijd, en aan de andere kant geeft het Jeroen meer inzicht in de personeelskosten. Zo kunnen zij zorgen voor een flexibele planning, maar houden zij ook grip op de personeelskosten. Met andere woorden, er staat Van Dijk Banket niets meer in de weg om te blijven doen waar het goed in is: overheerlijk banket maken.
