In de Almeerse wijk de Poort staat het grootste kinderdagverblijf en buitenschoolse opvang van Nederland: Kinderpaleis Poort. Met vorstelijke groepsnamen als ‘Paleis Soestdijk’ en ‘Kasteel Versailles’ doet Kinderpaleis Poort haar naam eer aan. Een korte rondleiding door het gebouw leert dat het kinderdagverblijf inderdaad een kinderpaleis is. Met een bioscoop, danszaal en veel buitenruimte is er genoeg vermaak voor de ruim 190 kinderen die hier dagelijks opgevangen worden. Ondanks de grootte is de sfeer warm en persoonlijk. Dit merken wij niet alleen aan het warme ontvangst, maar ook aan het gezellige kantoor van onze gastvrouwen: Cinthya, Marit en Barbara.
Het oprichten van het grootste kinderdagverblijf in Nederland had flink wat voeten in de aarde, vertelt Cinthya. “Ik weet nog dat ik midden in de nacht mijn zusje belde en zei ‘moeten we dit wel doen? Het is veel te groot!’” Die zorgen zijn gelukkig onterecht gebleken, inmiddels is Kinderpaleis Poort een bloeiende onderneming met 53 medewerkers. Uiteraard zit hier het nodige harde werk in. In de beginjaren stond Cinthya overdag op de groep, en deed ze ‘s avonds en in het weekend de administratie. “In het begin moet dat wel, elke avond werken én in het weekend.”
“Ik weet nog dat ik midden in de nacht mijn zusje belde en zei ‘moeten we dit wel doen? Het is veel te groot!”
Het is dan ook niet gek dat er werd gekozen voor software om de administratieve last te verminderen. Een hele verademing, niet alleen voor Cinthya’s team maar ook voor haar accountant. “De accountant belde iedere week voor correcties, dat hebben we nu helemaal niet meer.”
Van papier naar Dyflexis
De papieren urenbriefjes zijn verleden tijd, iedereen klokt nu in en uit met de Rex-O-Matic, waarmee de werkuren automatisch geregistreerd worden. Door gebruik te maken van slimme afrondregels bespaart Kinderpaleis Poort op de personeelskosten. “Je ziet gewoon dat je hier heel erg mee bezuinigt”, legt Cinthya uit.
“Je ziet gewoon dat je hier heel erg mee bezuinigt”
Doordat alle personeelskosten inzichtelijk zijn geworden is het nu ook mogelijk om te sturen op de kosten. Het team werkt nu dan ook met targets, op basis van de rapportages en budgetten in Dyflexis.
Inzichtelijke roosters
Naast het registreren van uren, gebruikt Marit het systeem ook voor het maken van roosters én het behandelen van verlofaanvragen. Door gebruik te maken van een standaardrooster is het rooster voor alle leidsters snel gemaakt, vertelt Marit. De roosters zijn vervolgens gemakkelijk te zien via de app. De Dyflexis app wordt veel gebruikt door de leidsters: “Iedereen gebruikt de Dyflexis app, om te kijken naar hun rooster, op welke groep ze staan ingepland en of alle uren zijn geaccordeerd.”
“Iedereen gebruikt de Dyflexis app, om te kijken naar hun rooster, op welke groep ze staan ingepland en of alle uren zijn geaccordeerd.”
Ook het aanvragen van verlof gebeurt via de app en wordt automatisch doorgezet naar de administratie. Geen overbodige luxe, want zwanger- en ouderschapsverlof is aan de orde van de dag.
Tijdwinst in het plannen
De tijdswinst die Dyflexis oplevert wordt goed besteed. Cinthya en haar team zijn constant bezig om activiteiten toe te voegen. Belangrijk, want de concurrentie is groot in Almere. Inmiddels biedt Kinderpaleis Poort een luxe haal- en brengservice, danslessen, muzieklessen en warme verse maaltijden. “Wij zijn constant bezig met ons te onderscheiden”, vertelt Marit. Uiteraard niet alleen om de concurrentie voor te zijn, maar ook om de beste omgeving voor de kinderen te bieden. “Alle kinderen die hier zijn voelen namelijk als mijn eigen kinderen”, zegt Cinthya.
“Alle kinderen die hier zijn voelen namelijk als mijn eigen kinderen.”
Dyflexis ondersteunt Kinderpaleis Poort natuurlijk graag met al haar activiteiten door het bieden van een complete oplossing voor de personeelsplanning en urenregistratie. Zodat Cinthya en haar team alle tijd hebben voor de kids van Kinderpaleis Poort!
