LabdeMed heeft de planning altijd onder controle

Het medisch laboratorium LabdeMed biedt al sinds 1979 laboratorium-onderzoek aan op Curaçao, en is zowel bij professionals als bij consumenten bekend. Patiënten, bedrijven en medische professionals kunnen bij het laboratorium terecht voor diverse reguliere en geavanceerde testen. Met 22 vestigingen, meer dan 100 medewerkers, verschillende doelgroepen en het grote aantal verschillende testen, is organisatie en planning een voortdurende uitdaging. Angeline Veeris, Executive Assistant en Rachelle Le Blanc, Customer Relations and Media Administrator over het gebruik van Dyflexis bij Labdemed.

“We zijn de afgelopen jaren behoorlijk gegroeid en daarom op zoek gegaan naar een systeem dat ons zou kunnen helpen efficiënter te werken. Toen ik de mogelijkheden van Dyflexis zag, was ik direct verkocht.”

Maatschappelijk betrokken

LabdeMed voert laboratoriumonderzoeken uit in opdracht van (huis)artsen en specialisten. Vaak gaat het om reguliere testen van bloed, urine of ontlasting. Ook is het laboratorium gespecialiseerd in geavanceerde testmethodes, voor bijvoorbeeld DNA-onderzoek, fertiliteitsproblemen en allergieën. LabdeMed wil als maatschappelijk verantwoord laboratorium een positieve bijdrage leveren aan een gezond(er) Curaçao. Daarom heeft het bedrijf een actieve rol in de preventie binnen de gezondheidszorg op het eiland en is innovatie in de dienstverlening belangrijk.

Kwaliteit

LabdeMed is geaccrediteerd volgens internationaal erkende kwaliteitsnormen. Met de ISO 15189 accreditatie toont het laboratorium aan een consistent kwaliteitsbeleid te voeren op het gebied van dienstverlening, management, operationele procedures, technische en analytische competentie van medewerkers, innovatie en customer care. Deze kwaliteit wil LabdeMed in de gehele organisatie doorvoeren. Daarom is het ook belangrijk dat intern goed gecommuniceerd wordt over veranderingen in systemen en werkwijze.

“ LabdeMed wil als maatschappelijk verantwoord laboratorium een positieve bijdrage leveren aan een gezond(er) Curaçao.”

Planning is het belangrijkste

Naast de 22 vestigingen verspreid over het eiland biedt Labdemed ook een mobiele prikservice aan voor patiënten die niet zelf naar de prikposten kunnen of willen komen. Met dit aantal vestigingen, de bezetting hiervoor en de vele afspraken die dagelijks worden ingepland, is de planning dus altijd een uitdaging. Binnen de organisatie werd dan ook al langer nagedacht over verbetering van de planning, en in de corona tijd kwam dit in een stroomversnelling.

Angeline: “Goede planning vormt altijd een uitdaging voor ons en omdat het zo belangrijk is, wordt er ook veel tijd aan besteed. Zowel door het management als door de medewerkers. Toen het een stuk drukker werd, is software voor planningen als optie bekeken om het proces te versnellen en te versimpelen. Dyflexis zag er goed uit en kon de oplossingen bieden waar we naar op zoek waren. We zijn dan ook eerst met de planning aan de slag gegaan en dat werkt goed. Eerst waren we een hoop tijd kwijt met het maken van de roosters en was het voor veel medewerkers lastig om veranderingen bij te houden. De werkroosters zijn nu voor iedereen gemakkelijk toegankelijk en dat biedt overzicht, rust en meer flexibiliteit. Via de app kunnen medewerkers, wanneer zij bijvoorbeeld op een andere locatie inspringen, gemakkelijk zelf hun uren registreren. Dit geeft ons direct inzicht in de bezetting en de gewerkte uren per locatie.”

“De werkroosters zijn nu voor iedereen gemakkelijk toegankelijk en dat biedt overzicht, rust en meer flexibiliteit.”

Oplossingen

Naast meer inzicht en flexibiliteit in de personeelsplanning, levert de nieuwe werkwijze ook zeker tijdwinst op. Medewerkers van verschillende afdelingen worden nu betrokken bij de totstandkoming van de planning. Zo zorgt Labdemed sneller voor een optimale personeelsbezetting. Er is meer inzicht in elkaars werk ontstaan en omdat alle onderdelen goed zijn doorgesproken, zorgt Labdemed voor een zo efficiënt mogelijk gebruik van de software. Binnenkort gaat LabdeMed ook kijken of de koppeling met de loonadministratie kan worden gemaakt. Door de groei van het bedrijf is de behoefte aan volledige automatisering toegenomen. “Samen met Dyflexis hopen we de komende tijd verder te groeien, tijd te besparen en te sturen op productiviteit op de verschillende locaties’, besluiten Angeline en Rachelle gezamenlijk.