Personeelsplanning apotheken: de juiste medewerker op de juiste plek

Als apotheek wilt u klanten patiënten de beste zorg kunnen leveren. Een goede personeelsplanning draagt daaraan bij.

Apotheken hebben bij het plannen van personeel te maken met specifieke uitdagingen:

• Sommige taken vereisen specialistische kennis, dus het is van groot belang dat de juiste medewerker op de juiste plek staat.
• Heeft u meerdere vestigingen? Dan wilt u medewerkers makkelijk op een andere locatie kunnen inplannen, zonder dat dit de administratie onnodig ingewikkeld maakt.
• U moet tijdens het plannen rekening houden met de Cao Apotheken, de Jaarurensystematiek en andere wet- en regelgeving.
• Een groeiend aantal medewerkers maakt plannen op papier of in Excel onoverzichtelijk en tijdrovend.

Herkent u deze uitdagingen? Dyflexis maakt het u makkelijk. Door de personeelsplanning te automatiseren bespaart u tijd, optimaliseert u de bezetting en voorkomt u fouten.

De juiste medewerker op de juiste plek

Het werk van apothekers en apothekersassistenten is erg veelzijdig en vereist vaak specifieke kennis en vaardigheden. Het maken van een planning wordt daardoor een uitdaging. Om alle taken op de juiste manier uit te kunnen voeren moet de juiste medewerker op de juiste plek staan. In Dyflexis regelt u dit makkelijk. Per dienst geeft u aan welke vaardigheden en eigenschappen vereist zijn. Gaat u de dienst invullen? Dan ziet u in één oogopslag welke medewerkers aan deze eisen voldoen.

Tip!
Vul diensten die specifieke vaardigheden vereisen als eerste in. Daarna kunt u alle overige taken invullen. Zoals het verwerken, klaarmaken en uittypen van recepten. Vaak zijn er veel medewerkers die dit kunnen.

Flexibel roosteren voor een optimale bezetting

De bezetting van de apotheek is erg belangrijk om klanten patiënten de juiste zorg te kunnen bieden. Kost het maken van de planning veel tijd? Medewerkers kunnen met de Dyflexis app zelf hun beschikbaarheid en verlof doorgeven. Zo betrekt u hen bij het maken van de planning en zorgt u altijd voor een optimale bezetting.

Vul open diensten simpel in

Door ziekte, vakantie of verlof ontstaan er soms open diensten. In Dyflexis vult u deze eenvoudig in. Als u op de open dienst klikt ziet u direct wie de juiste vaardigheden heeft en beschikbaar is. Kies zelf iemand uit of stuur de medewerkers een notificatie, met de vraag of zij de dienst willen invullen. Via de app kunnen uw medewerkers vervolgens reageren. U bepaalt uiteindelijk wie de dienst daadwerkelijk gaat draaien.

Laat medewerkers zelf diensten ruilen

Laat medewerkers zelf hun diensten ruilen via de app. Heeft een medewerker toegezegd een dienst te willen overnemen? Dan wordt dit, na uw akkoord, automatisch in de planning verwerkt.

Efficiënte en nauwkeurige urenregistratie

Houdt u nu nog op gevoel bij wie er wanneer is? Met Dyflexis wordt de urenregistratie een stuk efficiënter en nauwkeuriger. Gewerkte uren registreert u op basis van de planning, met de app of met ons eigen kloksysteem. Ook tijd-voor-tijd-uren, overuren, ziekte-uren en verlofuren houdt u in eenvoudig en grotendeels automatisch bij. Zo heeft u altijd real-time inzicht in de gewerkte uren.

Koppeling met uw loonadministratie

U kunt Dyflexis koppelen aan verschillende softwarepakketten voor het verwerken van de loonadministratie. Hierdoor worden gegevens feilloos uitgewisseld, zonder dat het u dubbel werk oplevert. 

Plannen voor meerdere vestigingen

Alles vanuit één omgeving

Als uw apotheek meerdere vestigingen heeft is overzicht bewaren niet altijd makkelijk. In Dyflexis maakt u de personeelsplanning voor meerdere vestigingen en afdelingen vanuit dezelfde omgeving. Ook de gewerkte uren worden op één plek geregistreerd. Wilt u de urenregistratie per vestiging splitsen voor uw de loonadministratie? Dat kan.

Personeel uitwisselen

Heeft u te weinig personeel in één van uw vestigingen? In Dyflexis ziet u welke medewerkers uit andere vestigingen ingezet kunnen worden om dit probleem op te lossen. Slimme regels zorgen ervoor dat medewerkers niet dubbel kunnen worden ingepland. Ook worden de gewerkte uren direct op de juiste manier verwerkt voor de loonadministratie. In een overzichtelijke rapportage ziet u welke medewerkers gedetacheerd zijn en wat hiervan de kosten zijn. Zo kunt u simpel onderling factureren.

Voldoe automatisch aan de regels

Als apotheek moet u zich aan bepaalde wet- en regelgeving houden. Dyflexis houdt hier automatisch rekening mee, zodat fouten maken onmogelijk wordt.

Jaarurensystematiek

Sinds 2014 geldt voor apotheken het Jaarurensysteem. Dat betekent dat u de arbeidsuren per jaar bekijkt, in plaats van per maand. Dit maakt het makkelijker om medewerkers in bepaalde periodes meer of minder te laten werken, afhankelijk van de drukte. Pas op 31 december maakt u de balans op. Dan wordt duidelijk of de medewerker meer of minder heeft gewerkt dan de arbeidsuren die contractueel zijn vastgelegd op jaarbasis.

In Dyflexis wordt, indien nodig, automatisch rekening gehouden met het jaarurensysteem. Gedurende het jaar ziet u simpel hoeveel uur een medewerker nog moet werken. Aan het einde van het jaar heeft u een duidelijk overzicht van de te veel of te weinig gewerkte uren. Wilt u daar dan weer van afwijken? Geen probleem! De flexibiliteit van Dyflexis maakt ons hét apothekerspakket van Dyflexis.

27 januari praten we speciaal voor apothekers uitgebreid over de toepassing van Dyflexis. Geïnteresseerd? Schrijf u direct in voor het Webinar!

Arbeidstijdenwet

In de Arbeidstijdenwet staan onder andere de regels over werktijden, rusttijden, pauzes en nachtdiensten. In Dyflexis is het niet mogelijk om medewerkers in te plannen op een manier die niet voldoet aan de arbeidstijdenwet. Zo maakt u hierin nooit fouten.

Onregelmatigheidstoeslag (ORT)

Onregelmatigheidstoeslag is een toeslag op het brutoloon. Uw medewerker ontvangt deze toeslag als hij of zij werkt op dagen of tijdstippen die niet standaard zijn. Denk aan nachten, feestdagen, weekenden en ploegendiensten. Ook in de Cao Apotheken zijn hier afspraken over vastgelegd. In Dyflexis worden deze toeslagen automatisch berekend en verwerkt.