Voor Rick Leliveld is niets te gek. Het in 1985 opgerichte familiebedrijf bedrijf levert benodigdheden voor evenementen in alle vormen en maten. Met 59 medewerkers is het bedrijf 24/7 operationeel. In 2019 nam Rick Leliveld het stokje als CEO van zijn vader over. De laatste jaren heeft Accuraat Verhuur een gigantische groei doorgemaakt… En toen legde de Coronacrisis de evenementenbranche volledig plat. Een interview over hoe Accuraat Verhuur zich door deze zware tijden heen knokt:
Laten we even bij het begin beginnen: Waar staat Accuraat Verhuur als organisatie voor?
Sinds 1985 zet Accuraat Verhuur alles op alles om evenementen te laten slagen. Wij verhuren voor zowel kleine als grote evenementen alle benodigdheden voor de aankleding. Denk hierbij aan festivals, partijen, evenementen en congressen. Voor Mojo Concerts plaatsen wij bijvoorbeeld gerust 7500 stoelen. Wij weten last minute te schakelen en zijn daardoor erg flexibel. Dat is iets waar andere bedrijven binnen onze branche veel moeite mee hebben. Ook gaan we continu na wat de trends zijn en weten we zo goed in te spelen op de behoeften van de klant.
Gaaf! Een gezond bedrijf dus?
Wij hebben de afgelopen jaren gewerkt aan de professionalisering van onze organisatie. Om de concurrentie voor te blijven moesten interne taken geherstructureerd worden. Ik wil alleen samenwerken met partijen die ook continu door ontwikkelen en processen blijven versimpelen. Het workforce managementsysteem van Dyflexis past in die zin geweldig bij onze identiteit. In samenwerking met Dyflexis hebben we tot 2019 een gigantische groei gemaakt die we gegarandeerd door wilde zetten.
Maar goed, dat is nu allemaal anders.
Ja, de evenementenbranche ligt nu volledig plat. We zullen de komende jaren keihard moeten aanpoten om weer het oude niveau te bereiken. Om voldoende inkomen te vergaren ben ik nu mijn personeel zelf gaan detacheren. Zo blijven zij ook aan de slag en hoef ik ze niet te laten gaan. Dat was niet gemakkelijk, maar is uiteindelijk wel gelukt. Hoewel we nu veel minder personeel in hoeven te plannen, helpt Dyflexis ons nog steeds met het bijhouden van gedetacheerde uren. Dat is fijn. Ik zie precies wie waar gewerkt heeft.
Jouw takenpakket als CEO veranderde enorm dus?
Voorheen werden taken rondom de planning gemakkelijk onderling verdeeld. Nu maak ik regelmatig zelf de planningen. Met Dyflexis heb ik dat gedeelte onder controle. Ik vind het superfijn dat je variabele en vaste krachten, met verschillende verloningsperiodes, van elkaar kunt scheiden. Ik zie wie waartoe gecertificeerd is en plan hen via standaardroosters gemakkelijk voor meerdere weken in. Medewerkers weten via de app direct hoe hun rooster eruitziet.
Het personeel wordt roulerend ingeroosterd. Aangezien klanten steeds later bestellen en dus steeds meer flexibiliteit opeisen, moeten wij al vroeg klaar staan om de late bestellingen toch met de rit mee te krijgen.
Superfijn dat je variabele en vaste krachten, met verschillende verloningsperiodes, van elkaar kunt scheiden.
Was dat zonder Dyflexis lastiger?
Jazeker, ik was gigantisch blij toen ik over was! Processen zijn nu geautomatiseerd en ik heb met Dyflexis een stok achter de deur. Voorheen moest ik telkens navragen wanneer iemand nou precies klaar was met werken. Nu registreert het kloksysteem de gewerkte uren op de minuut af. Ik heb zo veel sneller gegevens bij de hand die accuraat zijn en waar ik iets mee kan. Niet alleen voor mij, maar ook voor mijn personeel is dit prettig. We weten dat wat het systeem van Dyflexis zegt klopt, dat voorkomt een hoop discussies. Ook moet ik er niet aan denken nog screenshots van Excel sheets voor te moeten sturen. Aangezien wij met veel overuren te maken hebben, was dat een hoop gedoe.
Kun je dat toelichten?
Onze drukte is normaal gesproken seizoensgebonden. Hiervoor moet er in sommige periodes opgeschaald worden. Dit betekent dat je met heel veel overuren te maken hebt. Die uren moeten ten eerste goed geregistreerd worden. Daar zorgt Dyflexis voor. Daarnaast wil je dat die uren juist verloond worden.
En Loket.nl en Grant Thornton helpen je daarbij?
Dankzij de Loket.nl koppeling accordeer ik de gewerkte uren via de Dyflexis app en klik ik naderhand op verzenden. That’s it. Ook declaraties en toeslagen weet ik gemakkelijk via Dyflexis naar Loket.nl bij Grant Thornton te versturen.
Dyflexis neemt de kans op foutjes weg en ontzorgt daarmee. Dat geeft een rustgevend gevoel.
Grant Thornton is als accountant een fijne partner. Tijdens de ontslagronde in juni stonden zij ons juridisch bij. Daarnaast helpen zij mij met alle accountancy en personeelszaken. Het is fijn dat je op deze momenten op hen kunt leunen.
Helpt het hebben van een familiebedrijf om uit deze periode te kruipen?
Zeker, ik kan sparren met mijn vader wanneer nodig. We zijn natuurlijk emotioneler betrokken bij de levensvatbaarheid van Accuraat Verhuur. Het sluiten van de deuren gaat ons gewoon niet gebeuren. We laten ons simpelweg niet uit het veld slaan. Ook nu administratieve taken op mijn bord terechtkomen, houden we het hoofd boven water. Het is heel prettig dat ik dan op een systeem kan rekenen dat werkt en meedenkt. De samenwerking tussen Accuraat verhuur en Grant Thornton, in samenwerking met Loket.nl en Dyflexis ontzorgt, want de kans op foutjes is minder. Het scheelt mij een hoop tijd dat ik goed kan besteden aan mijn toekomstige plannen.
Rick Leliveld
ACCURAAT VERHUUR
