Met een gestructureerde bedrijfsvoering weet het internationale bedrijf Bax Music te floreren. In de magazijnen, winkels en bij de klantenservice wordt, in combinatie met AFAS, de Workforce Managementsoftware van Dyflexis gebruikt. HR-Adviseur Melissa Stapel is erg te spreken over de samenwerking tussen Bax Music, Dyflexis en AFAS. Door nauw samen te blijven werken lukt het ze te blijven groeien. “Leidinggevenden houden met het gebruik van Dyflexis tijd over voor andere taken en dat draagt bij aan de kwaliteit van onze service.”
“Van de unieke inrichting van de winkels, tot de persoonlijke aandacht van de Bax Music experts: alles is erop gericht om het ‘WOW’ gevoel te creëren bij de klant. Muziek is onze passie.”
Bax Music: het ‘WOW’ gevoel
Een 1600 m2 grote winkel, een magazijn van 26.000 m2, meer dan 46.000 muziekproducten op voorraad, levering aan de Benelux, Duitsland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk, was iets waar de gebroeders Bax alleen maar van durfden te dromen. Toch is het ze gelukt! Bax Music, met meer dan 400 medewerkers, is uitgegroeid tot marktleider in de Benelux en beschikt over (web)winkels door heel Europa. Het ‘WOW’ gevoel is waar Bax Music met haar assortiment, de service, productkennis en liefde voor muziek jaar en dag naar streeft. Melissa Stapel: “Van de unieke inrichting van de winkels, tot de persoonlijke aandacht van de Bax Music experts: alles is erop gericht om het ‘WOW’ gevoel te creëren bij de klant. Muziek is onze passie.”
Gezamenlijk de blik op oneindig
In 2013 betrad Bax Music de Franse markt. Dit smaakte echter naar meer, want Duitsland, Engeland, Italië, Spanje en Zweden volgde snel en kunnen in 2021 ook genieten van de geroemde Bax service. Om deze groei te waarborgen en zich te kunnen blijven focussen op de kernwaarde, wilt Bax Music de interne processen op orde hebben.
Omdat het voormalige pakket niet gebruiksvriendelijk genoeg was en de groei van Bax Music maar bleef doorzetten, ging het bedrijf op zoek naar een systeem dat meer flexibel is, meedenkt en net zo’n expansiedrift heeft. Het nieuwe uitgebreide personeelsplanning- en urenregistratie systeem moest breed inzetbaar zijn en gekoppeld kunnen worden aan de HRM & Payroll software van AFAS.
Na een uitgebreide selectieprocedure en meerdere referentiebezoeken, is de keuze gevallen op de combinatie Dyflexis en AFAS. De mogelijkheid om processen via AFAS te automatiseren en de flexibiliteit waarmee aanpassingen in Dyflexis doorgevoerd kunnen worden, is voor Bax Music doorslaggevend geweest.
Er volgde een implementatie, waarin de wensen van Bax Music door een Dyflexis-consultant volledig zijn vervuld. De bedrijfsinrichting van Bax Music kon zonder grote aanpassingen gemakkelijk overgezet worden naar Dyflexis. De koppeling met AFAS werd verzorgd door van Oers Accountants en Adviseurs en verliep meteen soepel. Na een succesvolle training is Bax Music direct met Dyflexis aan de slag gegaan.
“Het grote voordeel van de koppeling tussen Dyflexis en AFAS is dat het veel mogelijkheden heeft om processen te automatiseren.”
Met AFAS altijd toegang tot actuele gegevens
Bax Music gebruikt AFAS voor de personeels- en salarisadministratie. Wat betreft de personeelsadministratie wordt AFAS, buiten de payroll, gebruikt om het personeelsdossier op orde te houden. Denk bijvoorbeeld aan signalen wanneer contracten of proeftijden aflopen en wanneer een medewerker een vast contract (WAB) moet krijgen. Melissa Stapel: “Zo worden wijzigingen in het personeelsdossier in AFAS automatisch aangepast in Dyflexis, waardoor Bax Music altijd en overal toegang heeft tot de actuele gegevens. De gewerkte uren worden vanuit Dyflexis met één druk op de knop doorgestuurd naar de loonverwerking in AFAS. Dit zorgt ervoor dat er veel efficiënter gewerkt kan worden.”
Altijd een kostenbewuste personeelsplanning
Met de standaardroosters van Dyflexis weet Bax Music snel te handelen. “Voor het maken van een kostenbewuste personeelsplanning, is het gemakkelijk rekening te houden met onder meer personeelskosten en budgetten”, legt Melissa Stapel uit. Bij een grote organisatie met veel verschillende afdelingen en structuren is het belangrijk dat dit goed gebeurt. Melissa: “De optie tot budgetteren toont een leidinggevende precies welke personeelskosten hij in een bepaalde week/periode maakt. Zo kan hij of zij tijdens het inroosteren meer grip houden op de personeelskosten en worden fouten voorkomen.” Een systeem dat dan meedenkt en begrijpt hoe ingewikkeld bedrijfsinrichtingen kunnen zijn, is belangrijk.
Altijd de controle
Melissa Stapel: “Het voornaamste is dat medewerkers zelf hun uren registreren, de leidinggevenden dit bevestigen en de budgethouders accorderen. Een ander groot voordeel van Dyflexis is dat alle medewerkers via de app direct inzicht hebben in hun rooster, gewerkte uren en verlofsaldi. Wat betreft de planning ligt alleen de controlerende taak bij HR. Melissa Stapel vertelt dat het gemak waarmee deze processen nu uitgevoerd worden, veel tijd oplevert. “Het aanvragen van verlof en het doorgeven van beschikbaarheid verloopt nu, in vergelijking tot eerder, vrijwel vlekkeloos.”, vertelt Melissa.
Melissa vervolgt met dat gewerkte uren automatisch worden geregistreerd via het kloksysteem. Het systeem van Dyflexis is zo ingericht dat foutjes direct verholpen kunnen worden. Zo is het voor beheerders gemakkelijk gewerkte uren handmatig te registreren wanneer een medewerker is vergeten in- of uit te klokken.
“Het voornaamste is dat medewerkers zelf hun uren registreren, de leidinggevenden dit bevestigen en de budgethouders accorderen.”
Dyflexis maakt het voor de leidinggevenden mogelijk de urenregistratie en verlofaanvragen in één overzicht in te zien en hierop te anticiperen tijdens het inroosteren. “Verlofaanvragen komen centraal binnen, waardoor deze gemakkelijk en efficiënt behandeld kunnen worden.”, zegt Melissa Stapel. Wanneer dit soort taken de nodige aandacht vergen, is het mogelijk via de uitgebreide permissiestructuur taken te verdelen. Zo kunnen zij een planner taken toekennen waardoor er tijd vrijkomt. Melissa Stapel: “De besparing in tijd levert ook een financieel voordeel op, omdat de tijd die het bespaart nu aan andere zaken besteed kunnen worden.”
Melissa sluit af met dat de interne communicatie met Dyflexis soepel verloopt; ”Iedereen kan nu gemakkelijk en snel via één systeem informatie delen. Medewerkers hebben alles wat ze nodig hebben binnen handbereik, waardoor er ook minder over zaken gecommuniceerd hoeft te worden. Dit zorgt voor veel efficiëntie een hoop gedoe.”, vertelt Melissa. Met de blik op oneindig blijft Bax Music zich inspannen om haar klanten zo goed mogelijk te helpen. Ook de expansiedrift blijft. Bax Music streeft dagelijks naar een toekomst waarin hun grootste dromen werkelijkheid worden.
Het onderhouden van goede communicatie tussen Dyflexis en haar klanten is een belangrijk speerpunt. Door te blijven luisteren naar behoeften en pijnpunten, werken we samen aan een beter product. Het is dan ook voor Dyflexis van groot belang constant na te gaan in hoeverre processen verbeterd én versimpeld kunnen worden. Wij putten kracht uit de resultaten die onze klanten middels het systeem uit zichzelf halen.
Melissa Stapel
BAX MUSIC
