Met 29 testlocaties én een eigen lab is Coronalab.eu een van de grotere commerciële coronatest aanbieders van Nederland. Naast particulieren met uiteenlopende redenen en vele (Internationale) reizigers, kloppen onder meer scholen, gemeenten en zorginstellingen bij hen aan, aldus CIO Sander Ouburg. Niet zozeer de omvang, maar de geleverde kwaliteit is onderscheidend. “Om die kwaliteit te waarborgen, heb je een gestructureerd proces nodig”, vertelt Marieke Bos, operationeel manager. “Een strakke duidelijke planning is met zo veel locaties cruciaal, die mistte wij.” Dit artikel vertelt u hoe Coronalab.eu, via hun accountant De Hooge Waerder, een oplossing vond met het Workforce Management Systeem van Dyflexis.
Coronalab.eu is een tak van Microbe&Lab, een zelfstandig laboratorium uit Amsterdam met 15 jaar ervaring in het ontwikkelen van gecertificeerde medische testen. Begin 2020 werden zij door het RIVM gevalideerd voor Sars-CoV-2 diagnostiek en waren zij de eerste die een internationaal reiscertificaat vervaardigde.
Coronalab.eu neemt in samenwerking met zorgprofessionals testen af, analyseert het materiaal en laat een arts de uitslag doorgeven. Zoals het hoort, zegt Sander Ouburg: “Sommige coronatest aanbieders maken testresultaten eigenhandig op. Dat hoort niet, alleen artsen mogen dit doen en daar houden wij ons aan.” Middels een eigen lab met gecertificeerd personeel, weet Coronalab.eu de kwaliteit te garanderen en de maatstaf te bepalen. Coronalab.eu is als organisatie dan ook leidend binnen de branche.
“Microbe&Lab is voor en door de wetenschap opgericht. Dit heeft gezorgd voor een hoge kwaliteitseis naar onszelf.”
Omdat de GGD de handen vol heeft, speelt Coronalab.eu onder andere in op bedrijven die op zoek zijn naar testcapaciteit om onder meer boa’s, ANWB monteurs en zorgpersoneel aan het werk te houden. Sander Ouburg: “Het is de kunst om het voor de klant zo toegankelijk mogelijk te houden. Het is een vereiste om over een geoliede organisatie te beschikken. Met dus bijna 30 testlocaties, teams die bij kantoren langsgaan en een lab dat dag in dag uit testen analyseert, kun je je voorstellen dat het onderhouden van de planningen pittig kan zijn.”
Op zoek naar overzicht en controle
Vanaf de start van de coronacrisis en de start van Coronalab.eu heeft Microbe&Lab flink moeten opschalen om de dienstverlening op peil te houden. “Met 320 medewerkers, waarvan er een hoop oproepkrachten zijn, is een vervanger van het Excel-bestandje al snel een groot goed”, aldus Marieke Bos. Sander Ouburg: “We waren simpelweg te veel tijd kwijt aan het inroosteren van personeel en het registreren van gewerkte uren. Dit zorgde voor fouten en onduidelijkheid over wie waar moest werken. Niet bepaald ideaal dus.”
Al 8 jaar werkt Microbe&Lab samen met De Hooge Waerder. “Naast het verzorgen van de verloning van ons personeel via Loket.nl, geven zij ons ook advies. Voor het vinden van een workforce management systeem is Coronalab.eu op verzoek van de Hooge Waerder via Loket.nl bij Dyflexis terechtgekomen. Sander Ouburg vertelt dat de oplossing gemakkelijk te koppelen moest zijn met Loket.nl. “Dyflexis bood alles wat wij nodig hadden”, aldus Sander Ouburg.
De Hooge Waerder is Loket.nl gebruiker van het eerste uur. Al 17 jaar werkt de Hooge Waerder samen met Loket.nl en heeft in de afgelopen jaren veel ontwikkelingen meegemaakt. Binnen de functionaliteiten van Loket.nl, maar ook qua koppelingsmogelijkheden. “Wanneer een klant van ons kiest voor een applicatie die gekoppeld kan worden aan Loket.nl, denken wij procesmatig mee”, aldus Ramon Wortelboer – Relatiebeheerder. “In het geval van Microbe&Lab geldt dat zij betrokken zijn bij de HR & salarisadministratie, we doen beide een deel. Nu zij dagelijks in Dyflexis werken en dit koppelt met Loket.nl kunnen zij beter de verbanden zien en de relaties leggen van wat belangrijk is in beide systemen voor een goede HR & salarisadministratie.”
Dyflexis en Loket.nl, een ideale combinatie
Marieke Bos vertelt enthousiast over de combinatie van het kloksysteem, de Rex-O-Matic NOA en de urenregistratiesoftware: “Voorheen waren er discussies over hoe lang en waar iemand gewerkt had.” Marieke Bos: “Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het registreren van hun uren. Hoe zij klokken bepalen ze zelf. Of dit nou met een tag, Dyflexis-pas of persoonlijke passen zoals een ov-chipkaart is.” Coronalab.eu breidt dit proces binnenkort verder uit door ook in te zetten op toegangscontrole. Dan wordt de digitale sleutel voor de deur ook het middel waarmee men in- en uitklokt.
Beheerders hoeven nadien alleen nog maar de geregistreerde uren te accorderen. Zo ook vakantie- en ziektedagen. Doordat ook die informatie middels de koppeling doorgeschoten wordt naar Loket.nl, is het verlonen van 320 medewerkers volgens Sander Ouburg veel efficiënter geworden: ”Ik vergrendel de periode en verzend de gegevens via de koppeling. De Hooge Waerder controleert of alles klopt en voert de verloning uit via Loket.nl.” Sander: “Loonsverhogingen en andere soortgelijke contractuele veranderingen doe ik alleen nog maar in Loket.nl en de koppeling met Dyflexis regelt de rest.”
De koppeling tussen Dyflexis en Loket.nl zorgt voor een foutloze gegevensoverdracht van geregistreerde uren, alsmede stamgegevens. Het dubbel invoeren van gegevens en de kans op fouten is hiermee verleden tijd. Geregistreerde uren worden maandelijks of wekelijks vergrendeld in Dyflexis. Zodra dit gebeurd is, worden de nieuwe saldi van alle medewerkers direct berekend. Aan het einde van de verloonperiode, worden met één druk op de knop de gegevens naar Loket.nl verstuurt om zo de uren te verlonen.
Divers team
Coronalab.eu heeft een heel divers team met veel zzp’ers en oproepkrachten van uitzendbureaus. “Dyflexis biedt ons de mogelijkheid om verschillende contracten, toeslagen en vaardigheden te managen”, vertelt Marieke Bos. Ze vervolgt: “Wanneer de ene locatie iemand tekortkomt met dergelijke vaardigheden, wordt hij of zij gemakkelijk intern gedetacheerd.” “Ik heb daar verder geen omkijken naar”, aldus Marieke.
“Er is met het gebruik van Dyflexis sprake van gemak en overzicht,
dat is heel fijn.”
Beheerders draaien bij locaties met een vaste groep medewerkers standaardroosters uit. Bij andere locaties experimenteren zij naast het instellen van budgetten met het plaatsen van open diensten en de invulling daarvan. In de app kunnen medewerkers indien nodig hierop reageren. Daarnaast zien zij hier hun saldi, geven zij hun (on)beschikbaarheid door en is te zien hoeveel uur geregistreerd is.
Besparing gerealiseerd
Marieke Bos vertelt dat zij nu met Dyflexis meer inzicht heeft: “Ik zie nu direct wie langer doorwerkt of zijn pauzes niet neemt. Daarop anticiperen werkt bevorderlijk en zorgt voor grip op de organisatie.” Anders dan met Excel heeft het werken met Dyflexis volgens Sander Ouburg ook een besparing gerealiseerd: “Doordat de communicatie veel strakker verloopt en iedereen weet waar ze aan toe zijn, ontstaat er overzicht.” Sander vervolgt: “Ik heb alle informatie die ik nodig heb binnen handbereik en ben veel sneller klaar.” Hierdoor kan Sander zich richten op de snelle groei van Coronalab.eu en de kwaliteit waarborgen.
Sander Ouburg & Marieke Bos
CORONALAB.EU
