Kloksysteem voor nauwkeurige urenregistratie

Een kloksysteem, ook wel prikklok of inkloksysteem, is een apparaat waarmee medewerkers hun begin- en werktijden op een snelle manier kunnen registreren. Je kunt een kloksysteem los kopen, maar je kunt ook kiezen voor een kloksysteem dat geïntegreerd kan worden met personeelsplanning software. Hierdoor worden de urenregistratie en personeelsplanning een overzichtelijk geheel dat je op een gebruiksvriendelijke manier kunt beheren.

In principe betekenen deze termen allemaal hetzelfde. Het zijn apparaten waarmee medewerkers hun begin- en werktijden op een snelle manier kunnen registreren. Prikklok is een beetje een ouderwetse term. Voor het digitale tijdperk staken medewerkers een prikkaart van karton in de opening van een prikklok. Vervolgens werden de datum en tijd op de kaart gestempeld. Nu gaat dat natuurlijk meestal digitaal. Ons kloksysteem kan zelfs geïntegreerd worden met onze personeelsplanning software. Tikklok is een term die in België veel gebruikt wordt.

Het Europees Hof van Justitie heeft op 14 mei 2019 geoordeeld dat alle bedrijven die in Europa opereren een ‘objectief, betrouwbaar en toegankelijk’ systeem moeten hanteren voor de urenregistratie van medewerkers. Omdat een kloksysteem aan al deze criteria voldoet, wordt het gezien als de beste oplossing voor bedrijven om zich aan de nieuwe richtlijnen te kunnen houden.

De meeste kloksystemen werken met een pas, tag of vingerscan. De vingerscan is de laatste jaren steeds populairder geworden. Door verscherpte AVG-wetgeving zitten er wel veel haken en ogen aan het gebruik van vingerscans. Een vingerscan is een persoonsgeven en dus zeer privacygevoelige informatie. De nieuwste trend is daarom klokken met behulp van NFC-technologie, waardoor je ook kunt klokken met een bankpas of OV-chipkaart. Persoonlijk doordat het een eigen pas betreft, maar met als voordeel dat het niet privacygevoelig is.

Het kan gebeuren dat werknemers de aanwezigheid van een kloksysteem ervaren als een controlemiddel. Een kloksysteem zorgt er echter juist voor dat werknemers zelf ook beter zicht hebben op de hoeveelheid uren die ze maken. Geklokte tijden worden namelijk schriftelijk vastgelegd, waardoor personeel ze vervolgens makkelijk kan raadplegen. Door dit duidelijk te communiceren naar medewerkers, kunnen werkgevers de zorgen over het kloksysteem als controlemiddel bij het personeel weghalen.

Dit verschilt per kloksysteem. Bij sommige prikklokken moet u eerst een installatieproces voltooien voordat u de prikklok in gebruik kunt nemen. Er zijn echter ook kloksystemen die meteen gereed zijn zodra je de stekker in het stopcontact steekt en contact maakt met het internet.